La gestione degli eventi aziendali consiste nel trarre il massimo da ogni evento riunendo le persone in modi memorabili per conto di una società. Gli organizzatori di eventi aziendali si prendono cura di ogni piccolo (e grande!) Dettaglio dall'inizio alla fine, per garantire che l'evento offra il miglior ritorno sull'investimento per la loro azienda.
Esplora i migliori suggerimenti per la gestione degli eventi aziendali
La gestione degli eventi aziendali può sfidare il meglio di noi, anche nei giorni buoni, a causa dei numerosi stakeholder, dei continui cambiamenti e di tutte le variabili, dal catering alla sponsorizzazione di eventi. Ecco alcuni suggerimenti che i migliori pianificatori aziendali usano per rendere ogni evento un trionfo che offre ROI.
Riserva la sede per più anni
Prova a chiudere la tua sede in anticipo e prenota un contratto pluriennale. Non solo può aiutarti a rendere facili alcune delle tue decisioni sui temi e rendere semplice il ritorno di fornitori che lavorano in settimana, ma potrebbe anche farti risparmiare un po 'di denaro garantendo alla sede così tanti affari in anticipo.
Mantieni il tuo rolodex digitale pieno collegandoti a LinkedIn
Quando trovi ottimi fornitori, puoi mettere insieme un playbook di gruppo che puoi eseguire insieme più volte. Cerca di entrare in contatto con persone che lavorano in luoghi, creare gadget per eventi, catering per manager, aiutare con AV, conoscere grandi artisti musicali, avere mobili per eventi eccezionali e così via. Il modo migliore per incontrare queste persone è attraverso i consigli della tua rete esistente. Dai un'occhiata alle persone che hanno collegamenti in comune con LinkedIn e, se necessario, chiedi al tuo collegamento originale se consiglierebbe di lavorare con la nuova persona.
Invia inviti all'evento almeno tre settimane prima
Invia inviti all'evento almeno tre settimane prima del tuo evento. In caso di piccoli eventi
Per i grandi eventi, in particolare gli eventi B2B, avvisa i partecipanti della data con un anno di anticipo.
Quando dai alle persone tre settimane di preavviso, è sufficiente che possano non essere ancora prenotate e comunque abbastanza vicine da non dimenticare completamente il tuo evento. L'eccezione è se si tratta di una vacanza o se sai che c'è una forte richiesta per la data che hai scelto, invia il tuo invito all'evento qualche mese prima.
Quando si tratta di eventi B2B più grandi, è importante identificare la data anche prima, ad esempio con un anno di anticipo. Questo perché le aziende in genere hanno cicli di acquisto lunghi e possono essere necessari alcuni mesi prima che i dipendenti ottengano l'approvazione del budget di viaggio e istruzione.
Rendi l'analisi dell'impatto parte dei tuoi pacchetti di sponsorizzazione
Tratta i tuoi sponsor come l'oro! Oltre a ricevere il loro feedback dopo lo
spettacolo, fornisci proattivamente ai tuoi sponsor un rapporto con l'impatto che hanno avuto durante lo spettacolo. Aiutali a rintracciare e acquisire contatti allo spettacolo, mostrare la loro crescita della consapevolezza del marchio segnalando qualsiasi copertura sui social media che hanno ottenuto, intervistare alcuni partecipanti allo spettacolo per ottenere citazioni sugli sponsor e includerli e condividere le risposte ai sondaggi post-evento che sono rilevanti per il tuo sponsor nel rapporto di analisi che invii loro
Segui un corso di negoziazione.
Nella gestione degli eventi aziendali ci sono molte cose che devi negoziare, dal cibo e bevande ai servizi audiovisivi. Partecipare a una lezione può aiutarti a sapere cosa dare e quando tirare. Attendere qualche giorno, impegnarsi in più affari a un tasso inferiore e ottenere preventivi dai concorrenti sono solo alcune delle tattiche che puoi utilizzare.
Avere un piano di riserva per i tuoi "must-have"
Ogni agenzia eventi di Milano sa che Il più delle volte si ritroverà a scegliere un Piano B. Fai un elenco delle cinque caratteristiche più importanti del tuo evento. Quindi, sviluppa un piano di riserva in anticipo su come potresti adattarti sul posto, se qualcosa dovesse andare storto riguardo a una di queste variabili. Anche se la situazione esatta potrebbe non presentarsi, dovrebbe alleviare lo stress e aiutarti a praticare rapidamente la risoluzione dei problemi.
