Sia dematerializzazione che digitalizzazione sono due termini di stretta attualità, il cui significato però non è chiaro a tutti, anzi, spesso capita che vengano confusi: dematerializzazione digitalizzazione quali le differenze (approfondisci sul sito savinosolution.com)
Dematerializzazione e digitalizzazione: quali sono le differenze
Dunque, come si è detto precedentemente, si tratta di due termini che spesso causano confusione, anche perché entrambi si riferiscono alla medesima strategia aziendale che mira alla riduzione degli sprechi di carta per quanto riguarda i documenti, quindi hanno entrambi attinenza con la tematica dell'ecologia mondiale. Ma le affinità tra le due parole si fermano qui: i due termini indicano infatti due processi completamente diversi, che ora andremo ad esaminare. La dematerializzazione si riferisce a quei documenti che nascono cartacei e che tramite l'uso di strumenti come scanner, fotocamere o smartphone, vengono trasformati in formato digitale; questo processo ha però dei limiti, ad esempio se si pensa a documenti con timbri o firme autografe. La digitalizzazione, invece, riguarda quei documenti che siano già prodotti in formato digitale, è il caso di una fattura in PDF generata in automatico da uno specifico software o di un contratto creato da una determinata applicazione. Dunque abbiamo a che fare con due termini che si riferiscono a file informatici, però dalla diversa origine: cartacea in un caso, digitale nell'altro.
La dematerializzazione dei documenti
Dunque si è detto che la dematerializzazione abbia lo scopo di trasformare dei documenti cartacei in file digitali, i quali mantengono il loro valore legale. Per dematerializzare i documenti, bisogna prima scannerizzarli e poi archiviarli, due operazioni che però hanno lo svantaggio di causare una perdita di tempo che va ad incidere sul fatturato dell'azienda. Si tratta di un'operazione che però presenta indubbi vantaggi: in primis consente di liberarsi da un'ingente mole di carta, cosa che permette di creare molto più spazio a livello di archivi, faldoni e persino scrivanie; poi fa sì che si riducano le spese sia delle stampanti che della loro manutenzione, oltre che del personale addetto all'archiviazione dei documenti. Il tutto si riflette positivamente all'interno dell'azienda che potrà beneficiare di un'archiviazione utile a reperire in fretta i documenti desiderati, insieme al risparmio generato dall'invio rapido di questi documenti digitali. Senza considerare i vantaggi sia per i privati che i professionisti, i quali possono avere accesso a tutta una serie di documenti consultabili e scaricabili online.
La digitalizzazione dei documenti
La digitalizzazione, invece, consente di condividere velocemente tutta una serie di informazioni, integrandole anche con fotografie, video e altri elementi interattivi. I vantaggi della digitalizzazione sono sotto gli occhi di tutti: parliamo della velocità di elaborazione e trasmissione di dati e di documenti, insieme alla sicurezza che vengano consegnati ai destinatari, evitando di ricorrere alla stampante, con l'ovvio risparmio di tempo, carta e di soldi che ne consegue. Il tutto va a riflettersi sulla produttività aziendale, che risulta aumentata; inoltre la digitalizzazione consente di ridurre significativamente la produzione di rifiuti e di agevolare lo scambio di documenti. C'è da dire che in Italia si sono fatti passi da gigante per quanto riguarda sia la digitalizzazione che la dematerializzazione dei documenti, specie per semplificare i rapporti tra i privati e le Pubbliche Amministrazioni nel difficile periodo della pandemia da Covid-19. Importanti in quest'ambito sono le introduzioni di SPID (Sistema Pubblico di Identità Digitale) e CIE (Carta d'Identità Elettronica), oltre che dell'app IO, utile per avere accesso a tutti i servizi pubblici; interessante è anche la sostituzione della classica raccomandata cartacea con una comunicazione digitale, per snellire e facilitare le notifiche relative agli atti amministrativi (utile per tutti coloro che abbiano un domicilio digitale, però). Insomma, si può dire senza timore di essere smentiti che l'intero paese sia stato rivoluzionato da queste innovative dinamiche tecnologiche: vero è che c'è ancora tanta strada da fare, ma è innegabile che negli ultimi anni ci sia stato un progresso tangibile un po' in tutti i settori.
